Die Dokumentenerstellung in ServiceNow war eine Zeit lang eine Herausforderung. Wir haben das System zur Erstellung von Mitarbeiterdokumenten verbessert, das die Verwaltung, Erstellung und Handhabung von mitarbeiterbezogenen Dokumenten erheblich verbessert und so eine nahtlose und effiziente Erfahrung für Personalverantwortliche gewährleistet.
Hier sind die Highlights der von uns entwickelten Funktionen
Dynamisch laufende Kopf- und Fußzeile
Die dynamische Kopf- und Fußzeile ermöglichen das automatische Einfügen von Kontextinformationen wie Logo, Seitenzahl und Kopfzeilentext am Anfang jeder Seite. Darüber hinaus können wir das aktuelle Datum, den Namen der betroffenen Person und andere Details wie gewünscht in die generierten Dokumente einfügen. In ähnlicher Weise können wir die Adresse und die Kontakte eines Unternehmens in der Fußzeile einfügen. Dies sorgt für Klarheit und Konsistenz im gesamten Dokument.
Key Highlights
- Benutzer- oder fallbezogene Aktualisierungen mit den relevanten Informationen für jedes Dokument werden dynamisch abgerufen.
- Anpassbar, um Daten wie den Namen des Mitarbeiters, den Titel des Dokuments und das Datum aufzunehmen.
- Verbessert die Qualität und Lesbarkeit der Dokumente.
Mehrsprachige Dokumentvorlagen
Die Sprachfunktion unterstützt die Erstellung und Erzeugung von Dokumenten in mehreren Sprachen, z. B. Englisch und Deutsch. Dies ist besonders nützlich für multinationale Organisationen, die Dokumente in verschiedenen Sprachen verwalten müssen.
Key Highlights
- Unterstützt die Erstellung von Dokumenten in mehreren Sprachen.
- Ermöglicht Benutzern die Auswahl der bevorzugten Sprache für die Dokumentenerstellung.
- Gewährleistet eine einheitliche Formatierung in verschiedenen Sprachen.
Funktion „Document Case” erstellen
Wir haben die Schaltfläche „Create Document Cases “ entwickelt, die eine effiziente Möglichkeit bietet, die Erstellung neuer Dokumentvorlagen für Dokumentvorlagen einer bestimmten Dokumentenkategorie zu initiieren. Mit dieser Funktion werden untergeordnete Vorgänge des übergeordneten Vorgangs erstellt, wobei die Anzahl der untergeordneten Vorgänge von den Dokumentvorlagen abhängt, die der Dokumentvorlagenkategorie zugeordnet sind. Diese Fälle werden verwendet, um Dokumente zu erzeugen, die der Dokumentvorlage entsprechen. Diese Funktion kann je nach den geschäftlichen Anforderungen angepasst werden.
Key Highlights
- Erstellung eines Unterfalles eines übergeordneten Falles durch einen einfachen Klick auf eine Schaltfläche.
- Alle Vorlagen einer Dokumentvorlagenkategorie werden dem untergeordneten Fall zugewiesen.
Dokumente generieren
Die Funktion Dokument generieren automatisiert die Erstellung von Mitarbeiterdokumenten auf der Grundlage vordefinierter Vorlagen und Datenquellen. Dies gewährleistet Konsistenz und reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Dokumentenerstellung.
Key Highlights
- Generieren Sie mehrere Dokumente, indem Sie in der Listenansicht Fälle mit Dokumentvorlagen auswählen.
- Erspart Zeit und Mühe, jeden einzelnen untergeordneten Fall aufzurufen, um Dokumente zu erstellen.
Dokumente herunterladen
Nachdem die Dokumente für jeden untergeordneten Fall erstellt wurden, können die Benutzer über die Schaltfläche „Create Document Cases“ einfach auf die erstellten Dokumente zugreifen und sie herunterladen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente je nach Bedarf geteilt oder gespeichert werden können.
Key Highlights
- Unterstützt mehrere Formate (PDF, Word) für ausgewählte Dokumenten-Downloads.
- Bietet Optionen für den Massendownload mehrerer Dokumente.
Grammatik-Skripte
Die Funktion Grammatikskripte ist ein fortschrittliches Werkzeug, das in den Dokumentenerstellungsprozess integriert ist, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt und fehlerfrei ist. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Qualitätsstandards in allen Mitarbeiterdokumenten.
Key Highlights
- Überprüft automatisch das Geschlecht der betreffenden Person anhand ihres Profils und stellt sicher, dass die richtigen Anreden verwendet werden. So werden beispielsweise Pronomen wie „er“ oder „sie“ im Englischen oder „Herr“ oder „Frau“ im Deutschen korrekt ausgewählt.
- Auch komplexere Regeln der deutschen Grammatik, wie z. B. die Anpassung an „seine“ oder „sein“, werden berücksichtigt, um die grammatikalische Richtigkeit je nach Geschlecht und Kontext zu gewährleisten.
Blöcke und Bedingungen
Die Funktion „Blöcke“ bietet einen modularen Ansatz für die Dokumentenerstellung, der es den Benutzern ermöglicht, vordefinierte Inhaltsblöcke mit mehreren bedingten Blockinhalten auszuwählen und in ihre Dokumente einzufügen. Dies erhöht die Effizienz und die Fähigkeit, dynamischere Inhalte bei der Erstellung der Dokumente zu verarbeiten.
Key Highlights
- Vordefinierte Blöcke mit mehreren konditionierten Blockinhalten für wiederverwendbare Inhalte je nach den Kriterien.
- Anpassbare Blöcke für spezifische Dokumentanforderungen.
- Select-and-Drop-Funktionalität für die einfache Zusammenstellung von Dokumenten.
Bei STI haben wir die oben genannten Funktionen erfolgreich in HRSD implementiert. Sie können aber auch leicht in anderen Bereichen der ServiceNow-Plattform implementiert werden. Unsere Experten können Sie zu Ihren spezifischen Geschäftsfällen beraten und einen klaren Implementierungsplan erstellen.